Un buen vídeo empieza mucho antes de encender la cámara. Por eso, preparar la grabación de un evento con tiempo es la mejor forma de evitar sorpresas. Te dejo el checklist que uso con mis clientes, paso a paso.
Para qué quieres preparar la grabación de un evento
Antes de nada, pregúntate para qué quieres el vídeo. No es lo mismo grabar para archivo que para vender entradas. Además, el objetivo define la duración, el tono y los formatos.
- ¿Quieres documentar las ponencias completas?
- ¿Buscas un vídeo resumen para la web?
- ¿Necesitas contenido para redes sociales durante el evento?
Checklist para preparar la grabación de un evento con la productora
Al preparar la grabación de un evento, comparte esta información con la productora:
- Fecha, horario y dirección exacta.
- Programa con los momentos clave y nombres de ponentes.
- Piezas que necesitas y plazos de entrega.
- Formatos: horizontal, vertical o ambos.
- Persona de contacto durante el evento.
Así la productora puede planificar equipo, cámaras y horarios. De hecho, cuanta más información compartas, más ajustado será el presupuesto. Si quieres saber cómo se calcula, lee cuánto cuesta grabar un evento.
Checklist con el espacio
La sala también influye mucho en el resultado. Por eso conviene confirmar estos puntos:
- Acceso a la mesa de sonido para grabar el audio.
- Iluminación del escenario y de las zonas de entrevista.
- Enchufes cerca de las posiciones de cámara.
- Horario de montaje y acceso para el equipo.
- Un rincón tranquilo para las entrevistas.
Permisos y protección de datos
Informa a los asistentes de que se va a grabar. Por ejemplo, puedes incluirlo en la inscripción o poner carteles en la entrada. Además, pide autorización a ponentes y premiados para publicar su imagen. Si hay menores, la autorización de sus familias es imprescindible.
El día del evento
Ese día, lo mejor es tener una persona de referencia para el equipo de grabación. Así se resuelven las dudas al momento. También ayuda avisar de cualquier cambio en el programa.
Finalmente, reserva unos minutos para las entrevistas. Suelen ser lo más valioso y, sin embargo, a menudo se quedan sin tiempo.
Después del evento
Revisa el primer montaje con calma y agrupa tus comentarios en una sola respuesta. De este modo, la edición avanza más rápido. Luego, planifica cuándo y dónde publicarás cada pieza.
Si necesitas ayuda para preparar la grabación de un evento, mira el servicio de vídeo para eventos en Málaga. También tienes ejemplos en el portfolio y en mi canal de YouTube.
¿Te ayudo a preparar la grabación de un evento?
Si tienes un evento en Málaga o la Costa del Sol, lo planificamos juntos. Cuéntame tu idea en la página de contacto o llámame al 669 30 00 62. Después, te preparo un presupuesto sin compromiso.